Status prawny

Zarządzenie nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008r.w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji

 

ZARZĄDZENIE NR 920
Komendanta Głównego Policji
z dnia 11 września 2008 r.

w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności
archiwalnej w Policji


Na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2007 r.
Nr 43, poz. 277, z późn. zm.1)) i w związku z § 3 i § 18 Zarządzenia nr 45 Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 maja 2008 r. w sprawie postępowania z materiałami
archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych
Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanych (Dz. Urz.
Min. Spraw Wew. i Ad. Nr 9, poz. 42) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne

§ 1
1. Zarządzenie określa metody i formy wykonywania zadań w zakresie postępowania
z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną, gromadzonymi w archiwach
i składnicach akt Policji, w tym:
1) kwalifikowania dokumentacji powstającej w toku działania jednostek organizacyjnych
Policji lub komórek organizacyjnych tych jednostek,
2) przejmowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przez archiwa
i składnice akt Policji oraz ich przekazywania do innych archiwów,
3) ewidencjonowania i porządkowania zasobu archiwów i składnic akt Policji,
4) przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przez
archiwa i składnice akt Policji,
5) brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
6) udostępniania dokumentacji niearchiwalnej,
7) kontroli i sprawozdawczości,
8) postępowania z aktami w przypadku likwidacji lub reorganizacji jednostki
organizacyjnej Policji - zwanego dalej „działalnością archiwalna”.
2. Zarządzenie nie narusza przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 i art. 17
ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.
U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.2))
§ 2
1. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
1) jednostka organizacyjna – Komendę Główną Policji, komendę wojewódzką
(Stołeczną) Policji, komendę powiatową Policji, komisariat Policji, komisariat
specjalistyczny Policji, Wyższą Szkołę Policji w Szczytnie, szkołę policyjną, oddział
prewencji Policji, samodzielny pododdział prewencji Policji, samodzielny pododdział
antyterrorystyczny Policji oraz ośrodek szkolenia Policji;
2) komórka organizacyjna - wyodrębniona część jednostki organizacyjnej.
2. Podstawowe pojęcia stosowane w działalności archiwalnej określa załącznik nr 1 do
zarządzenia.

_________________
1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2007 r.
Nr 57, poz. 390, Nr 120, poz. 818, Nr 140, poz. 981 i Nr 165, poz. 1170 oraz z 2008 r. Nr 86, poz. 521.
2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r.
Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600 oraz z 2007 r. Nr 64, poz. 426.
§ 3
1. Archiwami i składnicami akt Policji są:
1) Główne Archiwum Policji w Komendzie Głównej Policji, zwane dalej „Głównym
Archiwum Policji”;
2) Archiwum Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie;
3) archiwa komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji i szkół policyjnych;
4) składnice akt komend powiatowych, miejskich (rejonowych) Policji i komisariatów
Policji, oddziałów prewencji Policji, samodzielnych pododdziałów prewencji Policji,
samodzielnych pododdziałów antyterrorystycznych Policji oraz ośrodków szkolenia
Policji.
2. Dla oddziałów prewencji Policji, samodzielnych pododdziałów prewencji Policji,
samodzielnych pododdziałów antyterrorystycznych Policji oraz ośrodków szkolenia
Policji obsługę w zakresie działalności archiwalnej może prowadzić właściwe archiwum
komendy wojewódzkiej (Stołecznej) Policji.
3. Komendant Główny Policji sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością Głównego
Archiwum Policji.
4. Główne Archiwum Policji sprawuje nadzór merytoryczny nad archiwami i składnicami akt
Policji, o których mowa w ust. 1 pkt 2-4.
5. Nadzór bezpośredni nad działalnością archiwów i składnic akt Policji, o których mowa
w ust. 1 pkt 2-4, sprawują kierownicy tych jednostek organizacyjnych.
6. Za funkcjonowanie archiwów i składnic akt Policji są odpowiedzialne osoby kierujące
pracą archiwów lub składnic akt Policji.
7. Kierownicy, o których mowa w ust. 3 i 5, zapewniają odpowiednie przygotowanie
specjalistyczne policjantom pełniącym służbę i pracownikom zatrudnionym w archiwach
i składnicach akt Policji.
8. Dostęp do akt zawierających informacje niejawne mają policjanci i pracownicy
posiadający odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa uzyskane zgodnie z odrębnymi
przepisami.
Rozdział 2
Kwalifikowanie dokumentacji powstającej w toku działania jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych

§ 4
Dokumentacja, ze względu na wartość uzasadniająca potrzebę trwałego lub czasowego jej
przechowywania, kwalifikowana jest do kategorii „A” lub „B”.
§ 5
1. Do kategorii „A” zalicza się dokumentacje posiadająca znaczenie historyczne.
Dokumentacja ta stanowi część składową narodowego zasobu archiwalnego i nosi nazwę
materiałów archiwalnych.
2. Materiały archiwalne przechowywane są trwale i nie podlegają brakowaniu.
§ 6
1. Do kategorii „B” zalicza się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu
praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega
brakowaniu.
2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, oznacza się następującymi symbolami
klasyfikacyjnymi:
1) symbolem „BE” - oznacza się dokumentacje podlegającą ekspertyzie archiwalnej,
w wyniku której można uznać ją za materiały archiwalne lub przedłużyć okres jej
przechowywania albo wybrakować;
2) symbolem „B” - oznacza się dokumentacje, która po okresie przechowywania ulega
brakowaniu;
3) symbolem „BC” - oznacza się materiały manipulacyjne o krótkotrwałym znaczeniu
praktycznym, które są brakowane po wykorzystaniu.
3. Występujące przy symbolach „BE” i „B” cyfry arabskie oznaczają okresy
obowiązkowego, minimalnego przechowywania akt. Okresy te liczą się od dnia
1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy.
§ 7
Podział akt na materiały archiwalne i dokumentacje niearchiwalną oraz okresy
przechowywania dokumentacji kategorii „B” zawarte są w jednolitym rzeczowym wykazie
akt Policji, stanowiącym załącznik do Zarządzenia nr 93 Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt
Policji (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. z 2008 r. Nr 1, poz. 1).
§ 8
1. Kwalifikacji akt na kategorie archiwalne oraz określenia okresu przechowywania akt
kategorii „B” dokonuje się w komórce organizacyjnej, w której materiały powstały,
z chwila założenia teczki lub niezwłocznie po zakończeniu sprawy.
2. W uzasadnionych przypadkach dokumenty kategorii „B” mogą być przekwalifikowane na
kategorie „A” lub może być wydłużony okres ich przechowywania.
3. Do czasu brakowania akt decyzje w sprawie zmiany kategorii z „B” na „A” lub
wydłużenia okresu przechowywania akt podejmują kierownicy jednostek organizacyjnych
lub komórek organizacyjnych, w których akta zostały wytworzone, lub osoby kierujące
pracą archiwów.
§ 9
1. Ze względu na sposób postępowania z aktami na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa
państwa lub wojny dokonuje się ich podziału na:
1) podlegające ewakuacji, oznaczone symbolem – „E”;
2) podlegające zniszczeniu bez względu na okres przechowywania, oznaczone
symbolem – „Z”;
3) podlegające pozostawieniu w dotychczasowym miejscu, oznaczone symbolem – „P”.
2. Symbole, o których mowa w ust. 1, dla poszczególnych zagadnień, spraw i dokumentów
zawarte są w jednolitym rzeczowym wykazie akt Policji.
3. Symbole, o których mowa w ust. 1, nadaje się z chwila założenia teczki.
4. W przypadku zagrożenia nie pozostawia się w dotychczasowym miejscu akt
zawierających tajemnicę państwową lub służbowa. Decyzje o sposobie postępowania z
tymi aktami podejmują kierownicy jednostek organizacyjnych lub komórek
organizacyjnych, w których powstały dokumenty.
Rozdział 3
Przejmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przez archiwa i składnice akt Policji

§ 10
1. Archiwa i składnice akt Policji przejmują z jednostek organizacyjnych lub komórek
organizacyjnych wszystkie akta spraw zakończonych najpóźniej po dwóch latach od
zakończenia sprawy.
2. Akta dotyczące kontaktów jednostek organizacyjnych z organami wybieranymi na okres
kadencji mogą być przekazywane wyłącznie do archiwów Policji po zakończeniu kadencji
tych organów.
3. Akta operacyjne są przekazywane do archiwów lub składnic akt Policji bezpośrednio po
zakończeniu spraw. Akta operacyjne, zawierające informacje z działań
werbunkowych i współpracy z osobowymi źródłami informacji, przekazywane są
wyłącznie do archiwów Policji.
4. Komórki organizacyjne właściwe w sprawach kadrowych, prowadzące akta osobowe
policjantów i pracowników Policji, przekazują do właściwych archiwów Policji akta
osobowe zwolnionych policjantów i pracowników Policji bezpośrednio po ich zwolnieniu.
5. Archiwa i składnice akt Policji przejmują wyłącznie akta uporządkowane, do których
załączone są karty kontrolne lub wykazy osób, które zapoznały się z materiałami. Wzór
karty kontrolnej określa załącznik nr 2 do zarządzenia. Wzory wykazów osób, które
zapoznały się z materiałami, określają odrębne przepisy.
6. Sposób porządkowania akt przekazywanych do archiwów lub składnic akt Policji określa
załącznik nr 3 do zarządzenia.
§ 11
Kartoteki przekazuje się do archiwum lub składnicy akt Policji wraz z urządzeniami
służącymi do przechowywania kart. W spisie akt przekazanych podaje się rodzaj urządzenia,
liczby odrębnych pojemników znajdujących się w urządzeniu i określa liczbę kart w nich
zawartych.
§ 12
1. Archiwa i składnice akt Policji przejmują akta spraw zakończonych, kompletnymi
rocznikami, na podstawie spisów akt przekazanych, sporządzonych odrębnie dla
materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej oraz odrębnie dla akt jawnych
i akt niejawnych. Spisy akt przekazanych nie mogą zawierać treści niejawnych.
2. Spisy akt przekazanych materiałów archiwalnych sporządza się w czterech
egzemplarzach. Dwa egzemplarze przeznaczone są dla archiwum, trzeci dla jednostki
organizacyjnej lub komórki organizacyjnej przekazującej akta, czwarty dla Głównego
Archiwum Policji.
3. Spisy akt przekazanych dokumentacji niearchiwalnej sporządza się w trzech
egzemplarzach. Dwa egzemplarze pozostają w archiwum lub składnicy akt Policji, trzeci
egzemplarz przechowywany jest w jednostce organizacyjnej lub komórce organizacyjnej,
która akta przekazała.
4. Spisy akt przekazanych podpisuje kierownik jednostki organizacyjnej lub komórki
organizacyjnej, która przekazuje akta, oraz osoba sporządzająca spis. Fakt przyjęcia akt
potwierdza osoba kierująca archiwum lub składnica akt Policji, po uprzedniej kontroli akt
przez archiwistę.
5. Po zaewidencjonowaniu akt archiwum lub składnica akt Policji stawia w lewym dolnym
rogu teczki pieczęć zawierająca nazwę i siedzibę archiwum lub składnicy akt Policji oraz
wpisuje sygnaturę akt.
6. Wzór spisu akt przekazanych zawierających informacje niejawne określa załącznik
nr 4 do zarządzenia.
7. Wzór spisu akt przekazanych zawierających informacje jawne określa załącznik nr 5 do
zarządzenia.
§ 13
Kierownik jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej przekazującej akta do
archiwum lub składnicy akt Policji może złożyć zastrzeżenie, że bez jego zgody lub zgody
osoby przez niego upoważnionej, akta nie mogą być udostępniane. Zastrzeżenie składa się w
formie adnotacji na zastrzeganych aktach i na spisie akt przekazanych. Adnotacja zawiera
wskazanie okresu, na jaki akta obejmuje się zastrzeżeniem.
§ 14
Przekazywanie materiałów archiwalnych, innych niż wymienione w art. 32 ust. 1 ustawy
z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, oraz dokumentacji
niearchiwalnej do archiwów pozapolicyjnych może nastąpić wyłącznie za zgoda Komendanta
Głównego Policji albo osoby przez niego upoważnionej.
Rozdział 4
Ewidencjonowanie i porządkowanie zasobu archiwum i składnicy akt Policji
§ 15
Ewidencje archiwalna stanowią:
1) rejestr spisów akt przekazanych do archiwum lub składnicy akt Policji, którego wzór
określa załącznik nr 6 do zarządzenia;
2) spisy akt przekazanych i aneksy do spisów; wzór aneksu do spisu akt przekazanych
określa załącznik nr 7 do zarządzenia;
3) inwentarze akt;
4) inwentarze dla zespołów akt;
5) rejestr protokołów brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B”
i „BE” archiwum lub składnicy akt Policji, którego wzór określa załącznik nr 8 do
zarządzenia;
6) protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” i „BE”, którego
wzór określa załącznik nr 9 do zarządzenia;
7) spisy akt przekazanych do innych archiwów;
8) ewidencja akt zagubionych.
§ 16
1. Spisy akt przekazanych ewidencjonuje się w rejestrach spisów według kolejności wpływu.
2. Pierwszy egzemplarz spisu przechowuje się w kolejności numerów z rejestru. Drugi
egzemplarz spisu przechowuje się w teczkach prowadzonych oddzielnie dla każdej
komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej.
§ 17
Archiwa i składnice akt Policji mogą prowadzić inna dodatkowa ewidencje zasobu
archiwalnego, wynikająca z potrzeb jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej.
§ 18
1. Wszelkie zmiany ewidencyjne są na bieżąco odnotowywane w ewidencji archiwalnej
archiwów i składnic akt Policji.
2. Archiwa jednostek organizacyjnych przechowujące akta osobowe zwolnionych policjantów
i pracowników Policji przekazują Głównemu Archiwum Policji informacje o dopływie akt
na bieżąco, nie rzadziej niż raz na kwartał.
§ 19
1. Główne Archiwum Policji prowadzi na podstawie odrębnych przepisów centralna
ewidencje materiałów archiwalnych Policji.
2. Archiwa i składnice akt Policji są obowiązane przekazywać do Głównego Archiwum
Policji jeden egzemplarz spisu akt przekazanych materiałów archiwalnych oraz jeden
egzemplarz pomocy ewidencyjnych sporządzonych dla akt kategorii „A”.
§ 20
1. Porządkowanie dokumentów kategorii „B” powinno obejmować akta o długim okresie
przechowywania, dla których okres ten jeszcze nie upłynął.
2. O kolejności porządkowania zasobu archiwum lub składnicy akt Policji decyduje ranga
twórców zespołów i akt przez nich wytworzonych oraz przydatność dokumentów do
celów służbowych, naukowo-badawczych i innych.
3. Zmiany ewidencyjne zasobu archiwum lub składnicy akt Policji wynikłe w trakcie
porządkowania, w tym przekwalifikowanie na kategorie „A”, rozdzielenie akt i
utworzenie nowych teczek, są dokumentowane poprzez sporządzenie aneksu do spisu akt
przekazanych, którego materiały są porządkowane.
§ 21
Jeżeli zachodzi konieczność pobrania z archiwum lub składnicy akt Policji akt, stanowiących
cześć zasobu archiwum lub składnicy akt Policji, i włączenia ich do sprawy aktualnie
prowadzonej, akta te są na pisemny wniosek kierownika jednostki organizacyjnej lub komórki
organizacyjnej prowadzącej sprawę skreślane z ewidencji archiwalnej i przekazywane do
dalszego prowadzenia.
Rozdział 5
Przechowywanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przez archiwa i składnice akt Policji
§ 22
Materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną przechowuje się w archiwach
i składnicach akt Policji, które powinny dysponować pomieszczeniami archiwalnymi w
postaci pomieszczeń biurowych oraz magazynów archiwalnych.
§ 23
1. Ewidencje archiwalna przechowuje się w szafach znajdujących się w pomieszczeniach
biurowych.
2. Pomieszczenia biurowe stanowią miejsce:
1) pracy personelu archiwum lub składnicy akt Policji;
2) przechowywania ewidencji zasobu archiwum lub składnicy akt Policji;
3) przechowywania akt znajdujących się w toku porządkowania;
4) udostępniania akt.
§ 24
1. Magazyny archiwalne służą wyłącznie do przechowywania zasobu archiwum lub
składnicy akt Policji.
2. W magazynach archiwalnych nie przechowuje się ewidencji archiwalnej.
3. W magazynach archiwalnych pracownicy archiwum lub składnicy akt Policji mogą
wykonywać wyłącznie prace w zakresie obsługi i porządkowania zbiorów.
§ 25
Warunki przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
w pomieszczeniach archiwalnych oraz wyposażenie tych pomieszczeń określa załącznik nr 10
do zarządzenia.
§ 26
Dla akt zawierających informacje niejawne przeznacza się oddzielne magazyny,
zabezpieczone zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.
§ 27
W magazynach archiwalnych zapewnia się odpowiednia rezerwę na kolejne dopływy akt.
§ 28
W celu zabezpieczenia zasobu archiwów i składnic akt Policji jest prowadzona profilaktyka,
która stanowi ogół czynności zmierzających do przeciwdziałania ujemnym wpływom
atmosferycznym, biologicznym i mechanicznym na ten zasób.
§ 29
1. Do podstawowych zadań w zakresie profilaktyki należy:
1) utrzymanie wymaganej temperatury i wilgotności w magazynach archiwalnych;
2) zachowanie odpowiedniej odległości od instalacji znajdujących się
w magazynach (30 – 50 cm);
3) zabezpieczenie akt przed działaniem promieni słonecznych;
4) zachowanie 20 cm odstępu od podłogi do poziomu pierwszej półki w regałach;
5) przechowywanie akt w tekturowych teczkach wiązanych, pudłach lub kartonach;
6) usuwanie części metalowych;
7) systematyczne odkurzanie akt i utrzymywanie magazynów archiwalnych
w czystości;
8) kopiowanie tekstów mało czytelnych; w przypadku kopiowania należy dokonać
odpowiednich adnotacji w spisie zawartości teczki;
9) udostępnianie kopii zamiast oryginałów dokumentów;
10) przejmowanie akt skażonych dopiero po ich odkażeniu.
2. Przy konserwacji zasobu archiwalnego stosuje sie wyłącznie metody uzgodnione
z archiwami państwowymi.
3. W przypadku skażenia akt należy je bezzwłocznie wyodrębnić z zasobu archiwum lub
składnicy akt Policji.
Rozdział 6
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
§ 30
1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej kategorii „BC” następuje w komórkach
organizacyjnych, w których została wytworzona.
2. Brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 1, dokonuje komisja powołana przez
kierownika komórki organizacyjnej, który zatwierdza protokół brakowania dokumentacji
niearchiwalnej kategorii „BC”. Wzór protokołu określa załącznik nr 11 do zarządzenia.
3. Zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii „BC” wydaje kierownik
komórki organizacyjnej, w strukturach której znajduje się archiwum lub składnica akt
Policji, po uprzedniej kontroli brakowanej dokumentacji przez pracownika archiwum lub
składnicy akt Policji. W przypadku brakowania dokumentów zawierających informacje
niejawne podlegają one również ocenie kierownika kancelarii tajnej.
§ 31
Brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” i „BE” dokonuje się wyłącznie
w archiwach i składnicach akt Policji.
§ 32
Brakowania dokumentacji, o której mowa w § 31, dokonuje komisja w składzie co najmniej
trzech osób, powoływana przez kierownika jednostki organizacyjnej lub osobę przez niego
upoważnioną. W skład komisji wchodzą przedstawiciele wytwórców akt lub ich następców
prawnych oraz archiwum lub składnicy akt Policji.
§ 33
Do zadań komisji, o której mowa w § 32, należy:
1) Wydzielenie, na podstawie ewidencji archiwalnej, dokumentacji, dla której upłynął okres
przechowywania, wskazany w jednolitym rzeczowym wykazie akt Policji;
2) sporządzenie wykazu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania;
3) przekazanie kierownikowi jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej, której
akta podlegają brakowaniu, lub jego następcy prawnemu, wykazu dokumentacji
niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania w celu zgłoszenia, w formie pisemnej, uwag
i wniosków dotyczących zasadności wybrakowania dokumentów, w określonym przez
komisje terminie;
4) dokonanie oceny dokumentacji przeznaczonej do brakowania, a w stosunku do akt
oznaczonych symbolem „BE” przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej;
5) sporządzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;
6) przekazanie protokołu brakowania i protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej do
zatwierdzenia;
7) fizyczne zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej;
8) sporządzenie protokołu zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej;
9) naniesienie zmian w ewidencji archiwalnej wynikających z protokołu brakowania
dokumentacji niearchiwalnej, w tym sporządzenie aneksów, o których mowa w § 20 ust.
3, niezwłocznie po zatwierdzeniu protokołu brakowania i zniszczeniu akt.
§ 34
1. Protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 31, wraz
z protokołem oceny dokumentacji niearchiwalnej zatwierdzają:
1) dla Głównego Archiwum Policji – Komendant Główny Policji;
2) dla archiwum Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie – Komendant-rektor Wyższej
Szkoły Policji w Szczytnie;
3) dla archiwów szkół policyjnych – komendanci szkół policyjnych;
4) dla archiwów komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji i składnic akt Policji
wymienionych w § 3 ust. 1 pkt 4 – komendanci wojewódzcy (Komendant Stołeczny)
Policji.
2. Zatwierdzenie protokołu brakowania dokumentacji niearchiwalnej wraz z protokołem
oceny oznacza zgodę na fizyczne zniszczenie akt.
Rozdział 7
Udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej
§ 35
1. Udostępnianie akt stanowiących dokumentację niearchiwalną następuje poprzez:
1) umożliwienie podmiotom zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom
osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami;
2) przekazanie podmiotom zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci
odpowiedzi na zapytanie;
3) przekazanie podmiotom zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt;
4) wypożyczenie podmiotom zainteresowanym akt lub ich części.
2. Akta udostępnia się na podstawie pisemnego wniosku podmiotu zainteresowanego
zawierającego:
1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji -
jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;
2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej
osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby
upoważnionej, której maja być udostępnione materiały - jeżeli zgłoszenie składa osoba
prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej;
3) wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą;
4) określenie celu i proponowany sposób wykorzystania udostępnionych materiałów.
3. Udostępnianie materiałów archiwalnych regulują odrębne przepisy.
§ 36
1. W przypadku udostępniania akt do celów służbowych Ministerstwu Spraw Wewnętrznych
i Administracji oraz organom i jednostkom organizacyjnym podległym Ministrowi Spraw
Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanym w zakresie działu
administracji rządowej sprawy wewnętrzne wniosek o udostępnienie powinien zawierać
w szczególności wskazanie akt lub określenie tematu, którego one dotyczą. Zgodę na
udostępnienie wydaje osoba kierująca praca archiwum lub składnicy akt Policji.
2. W przypadku udostępniania akt do celów służbowych Policji wniosek, o którym mowa
w ust. 1, stanowi „Karta udostępnienia akt z archiwum lub składnicy akt Policji”, której
wzór stanowi załącznik nr 12 do zarządzenia.
§ 37
1. Udostępnianie akt prokuratorom, sądom, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji
Wywiadu, Służbie Wywiadu Wojskowego, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego,
Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu, Rzecznikowi Praw Obywatelskich, Najwyższej
Izbie Kontroli, Instytutowi Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko
Narodowi Polskiemu, organom administracji rządowej i samorządowej oraz innym
podmiotom uprawnionym do uzyskiwania od Policji informacji następuje:
1) w zakresie i trybie wynikającym z odrębnych przepisów określających uprawnienia
tych podmiotów i odpowiednie obowiązki Policji;
2) za zgodą kierowników jednostek organizacyjnych, którym podporządkowane są
archiwa Policji.
2. W przypadku udostępniania kopii lub wyciągów z dokumentów stanowiących zasób
składnicy akt zgodę na udostępnienie podmiotom wymienionym w ust. 1 wydaje
kierownik jednostki organizacyjnej, której podporządkowana jest składnica akt Policji.
§ 38
Udostępnianie akt podmiotom innym niż określone w § 36 i 37 oraz osobom fizycznym:
1) zawierających informacje publiczne, o których mowa w art. 1 i art. 7 ustawy z dnia
6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198,
z późn. zm.3)) - następuje na podstawie tej ustawy;
___________________
³) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 240,
poz. 2407 oraz z 2005 r. Nr 64, poz. 565 i Nr 132, poz. 1110.
2) nie zawierających informacji publicznych, w szczególności akt osobowych, akt
operacyjnych, akt kontrolnych postępowania przygotowawczego - następuje za zgoda
kierownika jednostki organizacyjnej, któremu podporządkowane jest archiwum
Policji.
§ 39
Udostępnianie akt:
1) zawierających informacje niejawne - następuje zgodnie z przepisami o ochronie
informacji niejawnych;
2) zawierających dane osobowe - następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych
osobowych;
3) operacyjnych - następuje zgodnie z przepisami regulującymi czynności operacyjno–
–rozpoznawcze i z przepisami o ochronie informacji niejawnych.
§ 40
1. Archiwa i składnice akt Policji prowadzą następującą ewidencje akt udostępnionych
z zasobu archiwalnego:
1) rejestr udostępnień akt z archiwum lub składnicy akt Policji, prowadzony dla akt
udostępnianych z zasobu archiwum lub składnicy akt Policji;
2) karty udostępnienia akt, sporządzane oddzielnie dla każdej teczki lub akt sprawy,
wypożyczonych z zasobu archiwum lub składnicy akt Policji; na czas wypożyczenia
akt z kart tworzy się kartotekę akt wypożyczonych, prowadzona w układzie według
sygnatur archiwalnych; po zwrocie akt karty włączane są do teczek.
2. Akt wypożyczonych z archiwum lub składnicy akt Policji nie przekazuje się innym
jednostkom organizacyjnym, komórkom organizacyjnym lub podmiotom pozapolicyjnym.
Przekazanie akt może nastąpić w wyjątkowych przypadkach oraz za zgoda archiwum lub
składnicy akt Policji, która akta udostępniła, i po dokonaniu odpowiednich adnotacji
w ewidencji wypożyczeń archiwum lub składnicy akt Policji.
3. Z akt wypożyczonych z archiwum lub składnicy akt Policji:
1) nie wyłącza się poszczególnych dokumentów;
2) nie wykonuje się kopii lub odpisów bez zgody osoby kierującej pracą archiwum lub
składnicy akt Policji.
4. Nie włącza się materiałów wypożyczonych z archiwum lub składnicy akt Policji do spraw
aktualnie prowadzonych bez pisemnego powiadomienia o tym fakcie archiwum lub
składnicy akt Policji.
5. Wzór rejestru udostępnień akt z archiwum lub składnicy akt Policji określa załącznik nr 13
do zarządzenia.
6. Wzór karty udostępnienia akt określa załącznik nr 14 do zarządzenia.
§ 41
Akta, o których mowa w § 13, udostępnia się po wyrażeniu zgody przez kierownika jednostki
organizacyjnej albo komórki organizacyjnej, który złożył zastrzeżenie, bądź jego następcy
prawnego. W razie braku następcy prawnego zgodę na udostępnienie akt wyraża kierownik
jednostki organizacyjnej albo komórki organizacyjnej, której podporządkowane jest
archiwum lub składnica akt Policji, przechowujące zastrzeżone akta.
§ 42
1. Akta do celów służbowych udostępnia się na okres jednego miesiąca. Po upływie tego
okresu pracownik archiwum lub składnicy akt Policji jest obowiązany do pisemnego
wystąpienia do podmiotu wypożyczającego, która wypożyczyła akta, o ich zwrot.
2. Jeżeli zachodzi konieczność przedłużenia okresu udostępnienia akt, komórka
organizacyjna, która wypożyczyła akta, jest obowiązana pisemnie powiadomić o tym
archiwum lub składnice akt Policji.
3. Kierownik komórki organizacyjnej, której udostępniono akta, ponosi odpowiedzialność za
ich stan oraz terminowy zwrot.
§ 43.
1. Osoba zapoznająca się z aktami jest obowiązana do odnotowania tego faktu w karcie
kontrolnej lub wykazie osób, które zapoznały się z materiałami.
2. Pracownik archiwum lub składnicy akt Policji sprawdza zawartość akt przy ich zwrocie.
3. W razie stwierdzenia uszkodzeń lub braków pracownik archiwum lub składnicy akt
Policji sporządza protokół, który podpisuje zwracający akta, jego bezpośredni przełożony
oraz pracownik archiwum lub składnicy akt Policji. W przypadku dokumentów jawnych
protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, w przypadku dokumentów niejawnych -
w czterech. Protokół przechowuje się w ewidencji akt zagubionych, w teczce aktowej
w miejsce uszkodzonych lub zagubionych akt oraz w komórce, która akta wypożyczyła.
4. Komórka organizacyjna odpowiedzialna za uszkodzenie lub zagubienie akt składa
pisemne wyjaśnienie, które przechowuje się razem z protokółem w ewidencji akt
zagubionych. W przypadku braków lub uszkodzeń akt niejawnych czwarty egzemplarz
protokółu oraz kopie wyjaśnień złożonych przez komórkę wypożyczająca akta przekazuje
się pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych.
§ 44
Ewidencja zasobu archiwalnego nie podlega wypożyczeniu.
Rozdział 8
Kontrola i sprawozdawczość
§ 45
1. Główne Archiwum Policji prowadzi w archiwach i składnicach akt Policji bieżące
działania kontrolno-instruktażowe.
2. Archiwa komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji prowadza bieżące działania
kontrolno-instruktażowe w składnicach akt Policji funkcjonujących na obszarze działania
komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji.
§ 46
1. W archiwach i składnicach akt Policji raz na piec lat jest przeprowadzane skontrum.
2. Skontrum zarządzają i powołują komisje do jego przeprowadzenia kierownicy jednostek
organizacyjnych.
3. Skontrum ma na celu ustalenie, czy posiadany zasób archiwum i składnicy akt Policji
odpowiada ewidencji oraz czy postępowanie z aktami odbywa się zgodnie
przepisami w zakresie działalności archiwalnej.
4. Z przeprowadzonego skontrum kontrolujący sporządza protokół kontroli w dwóch
egzemplarzach, zawierający opis metodyki prac, informacje o zasobie archiwalnym oraz
wyjaśnienia wszelkich ujawnionych nieprawidłowości. Protokół zatwierdza zarządzający
kontrole.
5. Pierwszy egzemplarz protokołu skontrum jest przechowywany w archiwum lub składnicy
akt Policji, w którym prowadzono kontrole; w przypadku archiwów i składnic akt Policji,
o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2-4, drugi egzemplarz protokołu jest przesyłany do
archiwum jednostki organizacyjnej sprawującej nadzór merytoryczny nad
skontrolowanym archiwum lub składnica akt Policji.
§ 47
1. Archiwa jednostek organizacyjnych składają kierownikom tych jednostek roczne
sprawozdania z wykonania prac archiwalnych i stanu posiadanego zasobu archiwalnego,
w zakresie zasobu własnego i składnic akt Policji funkcjonujących na obszarze działania
komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji. Osoby kierujące praca archiwów przekazują
zbiorcze sprawozdania do Głównego Archiwum Policji.
2. Główne Archiwum Policji składa Komendantowi Głównemu Policji roczne sprawozdanie
w zakresie zasobu archiwalnego Policji.
Rozdział 9
Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki
organizacyjnej
§ 48
1. W przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej jej dotychczasowy
kierownik lub wyznaczony likwidator odpowiada za zabezpieczenie dokumentacji
powstałej i zgromadzonej w toku działania tej jednostki.
2. W przypadku likwidacji lub reorganizacji jednostki organizacyjnej nie obowiązuje
dwuletni okres przechowywania akt w komórkach kancelaryjnych.
§ 49
W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej:
1) akta spraw zakończonych przejmują archiwa lub składnice akt Policji następcy
prawnego; w przypadku istnienia dwóch lub większej liczby następców prawnych akta
spraw zakończonych zlikwidowanej jednostki przejmuje archiwum lub składnica akt
Policji jednostki, która przejęła największy zakres działania likwidowanej jednostki;
2) akta spraw niezakończonych przejmują jednostki organizacyjne, które będą
kontynuowały załatwianie tych spraw;
3) w razie braku następcy prawnego akta przejmuje archiwum lub składnica akt Policji
jednostki nadrzędnej, a w przypadku jej braku jednostkę organizacyjna przejmująca akta
wyznacza Komendant Główny Policji.
§ 50
W przypadku reorganizacji jednostki organizacyjnej:
1) akta spraw zakończonych przejmuje archiwum lub składnica akt Policji;
2) akta spraw niezakończonych przejmują jednostki organizacyjne lub komórki
organizacyjne, które będą kontynuowały załatwianie tych spraw.
§ 51
W przypadku likwidacji lub reorganizacji jednostki organizacyjnej przekazywanie
dokumentów zawierających informacje niejawne odbywa się za pośrednictwem kancelarii
tajnych.
§ 52
Akta przed przekazaniem do archiwum lub składnicy akt Policji albo następcy prawnemu
opracowuje się zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu.

Rozdział 10
Przepis końcowy
§ 53
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
KOMENDANT GŁÓWNY POLICJI
gen. insp. Andrzej MATEJUK
Załączniki do zarządzenia nr 920
Komendanta Głównego Policji
z dnia 11 września 2008 r.

Załącznik nr 1
PODSTAWOWE POJĘCIA STOSOWANE W DZIAŁALNOŚCI
ARCHIWALNEJ
1) akta – dokumentacja twórcy zespołu powstała w wyniku jego działalności,
utrwalona za pomocą pisma niezależnie od techniki wykonania i formy
zewnętrznej;
2) akta operacyjne – zbiór dokumentów zawierających treści utrwalone za pomocą
pisma lub środków technicznych, obrazujących działalność operacyjno-
-rozpoznawczą lub jej rezultaty;
3) akta osobowe – dokumenty osobowe dotyczące danych osobowych i przebiegu
służby byłych funkcjonariuszy Milicji Obywatelskiej i Policji oraz dotyczące
danych osobowych i przebiegu pracy byłych pracowników Milicji Obywatelskiej
i Policji;
4) akta sprawy – całokształt lub wybór akt dotyczących określonej sprawy;
5) akta sprawy zakończonej – akta sprawy zakończonej prawomocnym orzeczeniem
lub akta sprawy, w której wykonano wszystkie czynności niezbędne do
załatwienia sprawy i nie przewiduje się wykonania dalszych czynności;
6) archiwum – komórka organizacyjna w jednostce organizacyjnej powołana do
przejmowania, przechowywania, opracowywania i udostępniania materiałów
archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, uprawniona do wydawania z nich
uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i kopii, sprawująca nadzór
nad kształtowaniem narastającego zasobu archiwalnego;
7) brakowanie – wydzielanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia po upływie
okresu jej przechowywania;
8) depozyt archiwalny – materiały złożone w archiwum na przechowanie czasowe
lub trwałe pod określonymi warunkami, a niestanowiące własności archiwum;
9) dokument – zapis, bez względu na jego postać, będący świadectwem jakiegoś
faktu lub zjawiska, opatrzony data, pieczęcią i podpisem;
10) dokumentacja niearchiwalna – akta posiadające wartość praktyczna, podlegające
brakowaniu;
11) duplikat – dokument odtworzony przez wystawce w miejsce utraconego lub
zniszczonego oryginału i posiadający równa mu moc prawna;
12) ekspertyza archiwalna – badanie dokumentacji twórcy zespołu w celu
przeprowadzenia oceny jej wartości i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnej;
13) gromadzenie zasobu archiwalnego – uzupełnianie zasobu archiwalnego przez
kolejne dopływy akt do archiwum lub składnicy akt;
14) inwentarz akt – księga ewidencyjna, w której ewidencjonowano, na podstawie
odrębnych przepisów, materiały archiwalne i dokumentacje niearchiwalną byłej
Milicji Obywatelskiej;
15) inwentaryzacja archiwalna – jedna z czynności wchodzących w zakres
opracowywania zespołu (zbioru), polegająca na opisywaniu zawartości jednostek
archiwalnych i sporządzaniu inwentarza zespołu archiwalnego;
16) inwentarz zespołu (zbioru) archiwalnego – pomoc archiwalna służąca
zabezpieczeniu całości i udostępnianiu materiałów archiwalnych jednego zespołu
(zbioru), stanowiąca systematyczny ciąg opisów poszczególnych jednostek
archiwalnych;
17) jednostka archiwalna – jedna pozycja w spisie akt przekazanych;
18) karta kontrolna – wykaz osób, które zapoznały się z materiałami;
19) kartoteka – zbiór wypełnionych kart ułożonych w określonym porządku;
20) kategorie archiwalne – kategorie dokumentacji twórcy zespołu wyróżnione
w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej;
21) klasyfikacja – system podziału i układu dokumentów według grup rzeczowych,
ustalony przez twórcę akt (zespołu), względnie odtwarzany lub tworzony na nowo
w ramach porządkowania akt w archiwach;
22) komórka macierzysta – komórka organizacyjna, do zadań której należy ostateczne
pod względem merytorycznym opracowanie, załatwienie danej sprawy i która
posiada całość zasadniczych akt;
23) komórka inna – komórka organizacyjna, która wykonuje pomocnicze czynności
w określonej sprawie lub otrzymuje do wiadomości dalsze egzemplarze spraw lub
pism;
24) kopia – powtórzony tekst pierwowzoru niezależnie od formy i techniki jego
sporządzenia;
25) kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego – oddziaływanie archiwistów na
twórców zespołów poprzez instruktaż i nadzór w celu prawidłowego
zabezpieczenia materiałów archiwalnych;
26) kwalifikacja archiwalna – zaliczanie do odpowiednich kategorii archiwalnych
dokumentacji twórcy zespołu;
27) kwerenda archiwalna – poszukiwanie w zasobach archiwalnych danych
dotyczących określonego zagadnienia lub osoby;
28) materiały archiwalne – akta posiadające wartość historyczna, stanowiące część
składową narodowego zasobu archiwalnego;
29) metr bieżący – jednostka miary służąca do obliczania ilości akt na półkach
w magazynach archiwalnych;
30) ocena wartości dokumentacji twórców zespołów – ustalanie na podstawie
kryteriów wartościowania, jakie części dokumentacji twórców zespołów stanowią
materiały archiwalne, a które maja wyłącznie wartość praktyczna, w celu nadania
im właściwej kwalifikacji archiwalnej;
31) oryginał – pierwowzór pisma sporządzony w tej postaci zewnętrznej
i wewnętrznej, w jakiej został sporządzony za wola i wiedza wykonawcy;
pierwotny zapis, bez względu na jego postać, utrwalający fakt lub fakty;
32) porządkowanie zasobu archiwalnego – nadawanie prawidłowego układu
materiałom archiwalnym w zespole; dokonywanie czynności polegających na
segregacji, scalaniu, brakowaniu, systematyzacji akt spraw oraz ich opisie;
33) registratura – miejsce rejestracji i przechowywania akt spraw w komórce
organizacyjnej do czasu przekazania ich do archiwum lub składnicy akt Policji
albo na makulaturę;
34) składnica akt – miejsce przechowywania akt twórcy zespołu co do zasady
niewytwarzającego materiałów archiwalnych;
35) skontrum – kontrola stanu liczbowego zasobu archiwum lub składnicy akt Policji
przez porównanie tego stanu z odpowiednimi zapisami we właściwych pomocach
ewidencyjnych, dokonana w sposób protokolarny;
36) sygnatura archiwalna – znak teczki określający jej miejsce w zespole (zbiorze)
i w obrębie całego zasobu archiwalnego, składający się z numeru spisu akt
przekazanych, numeru pozycji spisu oraz numeru teczki w obrębie pozycji;
37) twórca zespołu – jednostka (komórka) organizacyjna posiadająca określony zakres
działania i samodzielność organizacyjna, działająca na podstawie właściwych dla
siebie norm prawnych;
38) wyciąg – urzędowy odpis jednej lub kilku części tekstu dokumentu lub aktu,
zawierający istotna jego treść z określonego punktu widzenia;
39) wykaz akt – wykaz haseł wyrażający rzeczowa klasyfikacje akt twórcy zespołu
niezależnie od jego struktury organizacyjnej;
40) zasób archiwum lub składnicy akt – całość akt zgromadzonych w danym
archiwum lub składnicy akt Policji;
41) zespół archiwalny – organicznie powiązane ze sobą i zarchiwizowane akta
powstałe w wyniku działalności jednostki lub komórki organizacyjnej
i zgromadzone w archiwum lub składnicy akt Policji.

Załącznik nr 3

SPOSÓB PORZĄDKOWANIA AKT PRZEKAZYWANYCH
DO ARCHIWÓW LUB SKŁADNIC AKT POLICJI

1. Sposób porządkowania akt przekazywanych do archiwum lub składnicy akt Policji polega na:
1) zgrupowaniu akt spraw w teczkach założonych zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi z wykazu akt i kategoria archiwalna; nie należy łączyć w jednej teczce akt o różnych symbolach klasyfikacyjnych i różnych kategoriach archiwalnych;
2) wydzieleniu akt kategorii „B” z teczek zawierających materiały archiwalne; w przypadku konieczności połączenia w jednej teczce akt kategorii „A” i „B” cała teczka jest kwalifikowana do kategorii „A”; w przypadku konieczności połączenia akt kategorii „B” o różnym okresie przechowywania, całej teczce należy nadać najwyższy okres przechowywania;
3) wydzieleniu dokumentów stanowiących akta kategorii „BC”, w tym wtórników dokumentów już przekazanych, oraz innych dokumentów, które zgodnie z przepisami ulegają zniszczeniu bezpośrednio po utracie przydatności; materiały te nie podlegają przekazaniu do archiwum lub składnicy akt Policji;
4) ułożeniu akt spraw wewnątrz teczek w kolejności spisu spraw, a w ramach sprawy chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na wierzchu, kończące na spodzie);
5) ponumerowaniu kart ołówkiem w prawym górnym rogu dokumentów; zdjęcia, dyskietki, płyty dołączone do akt traktuje się jak karty; na końcu teczki należy zawrzeć informacje o liczbie kart znajdujących się w teczce oraz dane o nośnikach elektronicznych; jeżeli akta jednej sprawy skompletowane są w kilku teczkach, to karty w każdym tomie należy numerować oddzielnie; wyjątkiem są akta kontrolne postępowań przygotowawczych, które mogą zawierać ciąg numeryczny przez wszystkie tomy sprawy;
6) sporządzeniu spisu spraw (spisu zawartości teczki, przeglądu akt) – w przypadku jego braku; spis dokumentów znajdujących się w teczce musi bezwzględnie odpowiadać zawartości teczki; wzory druków stanowią załączniki do przepisów kancelaryjnych;
7) skontrolowaniu i ewentualnym uzupełnieniu każdego tomu akt o kartę kontrolna lub wykaz osób, które zapoznały się z materiałami;
8) opisaniu teczek według wzoru:
a) na środku u góry nazwa jednostki organizacyjnej i komórki
organizacyjnej, która akta wytworzyła,
b) poniżej, po prawej stronie teczki – klauzula tajności wraz z określeniem
okresu obowiązywania ochrony,
c) poniżej, po lewej stronie teczki – sygnatura kancelaryjna jednostki
organizacyjnej i komórki organizacyjnej, która akta wytworzyła,
i symbol hasła wg wykazu akt,
d) po prawej stronie teczki - kategoria archiwalna, a przy aktach kategorii
„B” i „BE” okres przechowywania; pod kategoria archiwalna sposób
postępowania na wypadek zagrożenia,
e) na środku tytuł teczki,
f) pod tytułem daty skrajne pierwszego i ostatniego dokumentu znajdującego się w teczce;
9) usunięciu z akt przekazywanych do archiwum wszelkich części metalowych; akta należy zszyć, końce sznurków okleić i opieczętować; oklejanie sznurków, stawianie pieczęci, adnotacje o liczbie kart w teczce powinny być dokonywane na dodatkowej karcie, dołączonej do teczki; w przypadku akt kategorii „A” czystą kartę należy dołączyć również na początku teczki.
2. Akta powinny znajdować się w teczkach, których grubość nie powinna przekraczać 5 centymetrów (do 300-400 kart).
3. Teczka powinna zawierać:
1) opis na okładce zgodny z ust. 1 pkt 8;
2) spis zawartości zgodny z rzeczywistą zawartością;
3) kartę kontrolna;
4) akta;
5) notatki o ewentualnych uszkodzeniach.



Załącznik nr 10

WARUNKI PRZECHOWYWANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH
I DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ W POMIESZCZENIACH
ARCHIWALNYCH

1. Warunki przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
powinny, w miarę możliwości, odpowiadać zaleceniom określonym w Polskiej Normie
PN-ISO 11799 „Informacja i dokumentacja. Wymagania dotyczące warunków
przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych”.
2. Wyposażenie pomieszczeń archiwalnych powinno obejmować:
1) w pokojach biurowych, poza typowym sprzętem: szafy służące do przechowywania ewidencji archiwalnej oraz szafy służące do czasowego przechowywania akt, w tym dokumentów oznaczonych klauzulami tajności – zgodnie z przepisami o ochronie
informacji niejawnych;
2) w pomieszczeniach magazynowych: metalowe regały przystosowane do formatu akt,
higrometry, termometry, gaśnice proszkowe, koce gaśnicze, drabiny, wózki do przewozu akt, stoły, krzesła, worki ewakuacyjne.
3. Magazyny archiwalne powinny być:
1) zlokalizowane na parterze lub w suterenach, w ostateczności w pomieszczeniach
piwnicznych, suchych i zapewniających utrzymanie stałych warunków klimatycznych:
a) dla materiałów papierowych – wskazana temperatura 14-18ºC, przy dopuszczalnych wahaniach dziennych ±1ºC; wilgotność 30-45%, przy dopuszczalnych wahaniach dziennych ±3%,
b) dla nośników magnetycznych, poza taśmami magnetycznymi na podłożu
poliestru – wskazana temperatura 12-18ºC, przy dopuszczalnych wahaniach
dziennych ±2ºC; wilgotność 30-40%, przy dopuszczalnych wahaniach dziennych ±3%;
2) zabezpieczone przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych okna powinny
być zasłonięte w sposób wykluczający dostęp światła dziennego;
3) zabezpieczone przed awariami sieci elektrycznej i wodociągowej; instalacje
dostarczające do budynku energię elektryczną, wodę, gaz, bądź usuwające
nieczystości nie powinny być lokalizowane w pomieszczeniach magazynowych ani
w ich sąsiedztwie;
4) zabezpieczone przed włamaniem i dostępem osób spoza archiwum lub składnicy akt
poprzez zamontowanie uchylnych krat w oknach, drzwi metalowych lub obicie blacha
stalowa drzwi drewnianych, zabezpieczeń antywłamaniowych, odpowiednich zamków
(co najmniej dwa) o skomplikowanym mechanizmie i urządzeń alarmowych

Metryczka

Data publikacji 01.04.2009
Data modyfikacji 02.01.2013
Podmiot udostępniający informację:
Komenda Powiatowa Policji w Bolesławcu
Osoba udostępniająca informację:
Adriana Szajwaj
Osoba modyfikująca informację:
Krzysztof Morzyński
do góry